Säännöt

Viro-instituutin ystävät ry:n säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Viro-instituutin ystävät ry, ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2. Tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on tukea aatteellisesti ja taloudellisesti Helsingissä toimivan Viron Suomen-instituutin (Viro-instituutin) toimintaa sekä edistää virolaisen kulttuurin tuntemusta ja harrastusta yhteistyössä muiden Virosta kiinnostuneiden tahojen kanssa Suomessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

• harjoittaa tiedotus-, julkaisu- ja näyttelytoimintaa
• järjestää kokouksia, juhlia, esitelmä- ja muita tilaisuuksia
• levittää Viroa esittelevää kirjallisuutta ja muuta aineistoa
• järjestää jäsenilleen tutustumis- ja opintomatkoja Viroon.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys

• voi ottaa vastaan lahjoituksia, avustuksia ja testamentteja
• omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta
• järjestää asianmukaisella luvalla arpajaisia, rahankeräyksiä, myyjäisiä ja erilaisia maksullisia tilaisuuksia.

3. Jäsenet

Yhdistyksellä on henkilöjäseniä ja yhteisöjäseniä.

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy anomuksesta yhdistyksen hallitus.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä tai joka ei suorita määrätyssä ajassa jäsenmaksuaan.

5. Liittymis- ja vuosimaksu

Jäseniltä peritään liittymismaksu ja vuotuinen jäsenmaksu, jonka suuruuden päättää vuosikokous.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 5–12 varsinaista sekä 2–4 varajäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien, on läsnä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä viimeistään toukokuun aikana.

Ylimääräinen vuosikokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselle erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.

10. Yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetulla kirjeellä.

11. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• kokouksen avaus
• valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
• todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• hyväksytään kokouksen työjärjestys
• esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
• vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
• valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
• valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
• käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävät yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.